«المالية»: أرشفة 5 ملايين وثيقة ضمن نظام «الأرشيف الإلكتروني»

استعرضت وزارة المالية، خلال مشاركتها في فعاليات «أسبوع جيتكس للتقنية 2017»، ضمن منصة الجهات الحكومية الاتحادية، تجربتها في تطبيق نظام «الأرشيف الإلكتروني»، شاملاً أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى، وذلك بالاعتماد على أفضل المعايير العالمية ومعايير الأرشيف الوطني، في إطار سعيها للوصول إلى «وزارة بلا ورق» والارتقاء بالمنظومة الرقمية التقنية للحكومة.

وأكدت الوزارة في بيان أمس، أنها قامت بأرشفة نحو خمسة ملايين وثيقة من مختلف الأحجام والأنواع، والتي يعود تاريخ بعضها إلى عام 1971، محققة بذلك جملة من الأهداف المتمثلة في ضمان سرعة ودقة البحث في ملايين الوثائق وإمكانية الحصول على النتائج في غضون ثوانٍ قليلة، مع المحافظة على الوثائق القيمة والحد من تلفها كنتيجة للاستخدام اليدوي، كما يرفع النظام مستويات السرية في تداول المستندات، حيث يتم إظهار أجزاء محددة من الوثيقة وإخفاء بعضها، فضلاً عن زيادة حجم المرفقات في الأنظمة التي تم ربطها بالأرشيف الإلكتروني إلى أكثر من 1000%.

من جهتها، أكدت الوكيل المساعد لقطاع الإدارة المالية العامة بالوزارة، مريم محمد الأميري، حرص الوزارة على أن تكون السباقة في تطبيق أفضل الممارسات، التي من شأنها تعزيز كفاءة الخدمات الرقمية والإلكترونية المقدمة.

وقالت إن «تطبيق نظام أرشفة الوثائق وإدارة المحتوى له مزايا إيجابية على مستويات متعددة، في مقدمتها رفع مستوى كفاءة إدارة المعلومات والمستندات، بما يضمن سهولة وسرعة الوصول إليها، ويدعم سرعة ودقة اتخاذ القرار على مختلف المستويات، كما يحقق عوائد مهمة لناحية تعزيز مستوى أمن المعلومات وسرية المستندات».

وأضافت الأميري: «لا ننسى أيضاً الانعكاسات الإيجابية لتطبيق هذا النظام على البيئة من خلال الخفض من استخدام وتداول وطباعة الأوراق، والحد من تكرار تداول المستند في أكثر من مكان، الأمر الذي يوفر بدوره مساحات التخزين ويرفع كفاءة الأنظمة».