«الأوراق المالية»: أعضاء مجالس الإدارة ملزمون بالإفصاح عن المصالح المرتبطة بالشركة المساهمة العامة

أفادت هيئة الأوراق المالية والسلع بأنه يجب على كل عضو من أعضاء مجلس إدارة الشركات المساهمة العامة، عند توليه المنصب، أن يُفصح للشركة عن جميع المصالح والعلاقات التي يمكن أو قد يُرى أنها تؤثر في قدرته على أداء مهامه كعضو مجلس إدارة، وتُسجل أي مصالح يتم الإعلان عنها من هذا القبيل من قبل أمين سر المجلس.

وأوضحت، في نشرة توعوية، حصلت عليها «الإمارات اليوم»، أنه على وجه الخصوص، يجب على أعضاء مجلس الإدارة الإفصاح عن الشراكات أو التوظيف ذي الصلة أو المصالح الرئيسة للأقارب، مما قد يُنشئ تعارضاً أو تعارضاً مُحتملاً في المصالح. وعلى كل عضو مجلس إدارة أن يُبلغ الشركة عند وقوع تغييرات في مصالحه، وعليه استكمال النموذج المعتمد بالشركة لهذه الغاية بشكل ربع سنوي، وحسبما يلزم بما يُحدد مصالحه على وجه التحديد.

وتابعت: «يطلب أمين سر المجلس من أعضاء المجلس مراجعة النموذج بشكل ربع سنوي للتحقق من دقته واكتماله. كما يجب في بداية كل اجتماع لمجلس الإدارة، أن يُعلن كل عضو مجلس إدارة عن إقرار المصلحة، إن وجدت، لتجنب مسائل تعارض المصالح».

السرية التامة

وأشارت الهيئة إلى أنه على مجلس الإدارة مراعاة ما يلي:

1- اتخاذ كل التدابير للحفاظ على السرية التامة للبيانات والمعلومات الخاصة بالشركة ذات الأثر الجوهري بشكل دقيق يضمن عدم استغلالها.

2- وضع ترتيبات تعاقدية فاعلة، تقضي بأن تقوم الجهات الأخرى المطلعة على بيانات ومعلومات داخلية خاصة بها وبعملائها، بالمحافظة على سرية تلك البيانات والمعلومات، وعدم إساءة استخدامها أو نقلها أو التسبب في نقلها بشكل مباشر أو غير مباشر لأطراف أُخرى.

3- توقيع كل الأطراف المطلعة على إقرارات رسمية، تؤكد علم كل منهم بأنه يحوز بيانات ومعلومات داخلية تتعلق بالشركة وعملائها وتحمله كل الآثار القانونية في حال تسريبه لهذه المعلومات أو البيانات أو إعطائه مشورة على أساس المعلومات التي بحوزته، والتزامه بإخطار الشركة عن أي تداولات يقوم بها على الأوراق المالية للشركة الأم أو التابعة قبل وبعد إجراء تلك التداولات. وأكدت الهيئة أن على كل عضو مجلس إدارة أن يمارس عنايته الشديدة بعدم الإفصاح عن المعلومات السرية المطلوبة في ما يتعلق بالإفصاحات عن حالات تعارض المصالح، مما قد يتنافى مع مصالح الشركة.

سجل المطلعين

وبحسب النشرة، فإن على مجلس إدارة الشركة، إصدار قواعد مكتوبة بخصوص تعاملات أعضاء مجلس إدارة الشركة وموظفيها في الأوراق المالية المصدرة من قبل الشركة أو الشركة الأم أو الشركات التابعة أو الشقيقة لها، وتكليف إحدى إدارات الشركة أو إحدى اللجان الداخلية أو لجنة خاصة أو من تراه مناسباً بالشركة بما يلي:

■إعداد سجل خاص ومتكامل لجميع الأشخاص المطلعين، بمن في ذلك الأشخاص الذين يمكن اعتبارهم أشخاصاً مطلعين بصورة مؤقتة، والذين يحق أو يتوافر لهم الاطلاع على المعلومات الداخلية للشركة قبل نشرها. كما يتضمن السجل الإفصاحات المسبقة واللاحقة الخاصة بالمطلعين.

■ إدارة ومتابعة والإشراف على تعاملات الأشخاص المطلعين وملكياتهم، والاحتفاظ بالسجل الخاص بهم.

■إخطار الهيئة والسوق بقائمة محدثة بأسماء المطلعين في بداية كل سنة مالية، وأي تعديلات تطرأ عليها خلال السنة المالية.

■ تسليم نسخة من سجل المطلعين إلى الهيئة بناء على طلبها.

■الالتزام بأي متطلبات أخرى تحددها الهيئة.

4 مرات

أكدت هيئة الأوراق المالية والسلع أن مجلس الإدارة يجتمع أربع مرات في السنة، ما لم ينص نظام الشركة على أكثر من ذلك، ويكون الاجتماع بناءً على دعوة خطية من قبل رئيس مجلس الإدارة، أو بناءً على طلب خطي يقدمه عضوان من أعضاء المجلس على الأقل، ما لم ينص نظام الشركة على غير ذلك، وتوجه الدعوة قبل أسبوع على الأقل من الموعد المحدد، مشفوعة بجدول الأعمال.