«الأوراق المالية» تحدد ضوابط «الحضور عن بُعد» في اجتماعات الجمعيات العمومية

أصدرت هيئة الأوراق المالية والسلع قراراً بشأن عقد اجتماعات الجمعية العمومية بوساطة وسائل التقنية الحديثة للحضور عن بُعد.

وأوضح القرار الذي أصدره رئيس دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي رئيس مجلس إدارة هيئة الأوراق المالية والسلع، محمد علي الشرفاء، أنه يجوز عقد اجتماع الجمعية العمومية للشركة المساهمة العامة، واشتراك المساهم في مداولاتها، والتصويت على قراراتها بوساطة وسائل التقنية الحديثة للحضور عن بُعد.

وأشار القرار إلى أن اجتماع الجمعية العمومية التأسيسية، واجتماع الجمعية العمومية السنوي، وأي اجتماعات جمعية عمومية متضمنة قرارات خاصة، يعقد من خلال الحضور الشخصي، مع إتاحة خيار استخدام وسائل التقنية الحديثة للحضور عن بُعد.

وذكر القرار أن للشركة وبعد الحصول على موافقة الهيئة، عقد اجتماعات الجمعية العمومية الأخرى، باستخدام وسائل التقنية الحديثة للحضور عن بعد فقط دون الحضور الشخصي، ويلتزم رئيس الاجتماع بيان عدد الأسهم المشاركة بالاجتماع من خلال الحضور الشخصي، ومن خلال الحضور عن بعد، عند الإعلان عن اكتمال النصاب القانوني المقرر لانعقاد الاجتماع، إضافة إلى التزام جامع الأصوات عند التصويت على قرارات الجمعية العمومية، ببيان عدد الأصوات المشاركة من خلال الحضور الشخصي، ومن خلال الحضور عن بعد، على كل قرار من قرارات الجمعية العمومية.

وبحسب القرار، تلتزم الشركة عند عقد اجتماع الجمعية العمومية بوساطة وسائل التقنية للحضور عن بعد، أحكام قانون الشركات بشأن تنظيم اجتماع الجمعية العمومية للشركة المساهمة العامة كالإعلان، ونصاب الحضور، وآلية التصويت.

كما تلتزم الشركة تضمين إعلان دعوة المساهمين للجمعية العمومية لآلية التسجيل للحضور عن بعد، والحصول قبل الاجتماع على إقرار من المساهم بموافقته على استخدام تقنية الحضور عن بعد، وعلمه التام بآلية استخدام هذه التقنية للحضور والتصويت، إضافة إلى ضمان معالجة أي خلل تقني قد يطرأ أثناء الاجتماع، بما يضمن استمرار حضور المساهم، وقدرته على المناقشة والتصويت، وكذلك إعادة التصويت على القرار حال تعذر جمع أصوات المساهمين الحاضرين عن بعد لسبب، أو خلل، أو عطل فني، أو تقني لا يعود للمساهم ذاته.

ووفق القرار، يجب أن تتضمن التقنية المستخدمة للحضور عن بعد، آلية للتواصل المرئي اللحظي (المشاركة بالصوت والصورة - فيديو - عن طريق أحد تطبيقات الإنترنت)، لتمكين المساهم من ممارسة حقوقه بشكل لحظي.

كما يجب أن تتضمن التقنية آلية للتحقق من هوية المساهم الحاضر عن بعد، أو من يمثله بالوكالة في الاجتماع، من خلال مطابقة الصورة الواردة في المستندات الثبوتية (الهوية أو جواز السفر)، مع صورة الشخص الحاضر بشكل آني قبل بدء الاجتماع، وحفظ المستندات المؤيدة لذلك لمدة لا تقل عن 10 سنوات، وتقديمها للهيئة عند الطلب، إضافة إلى آلية تسجيل وقائع اجتماع الجمعية العمومية، وحفظها من خلال تسجيلها بالصوت والصورة (فيديو) لمدة لا تقل عن 10 سنوات، وتقديمها للهيئة عند الطلب.