دليل استرشادي للموظفين الجدد في الحكومة الاتحادية

أصدرت الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية تعميما رسميا على جميع الوزارات والجهات الاتحادية، حول البرنامج التعريفي للموظفين الجدد بجميع المستويات الوظيفية، وكذلك الموظفين القدامى الذين تركوا الخدمة وعادوا إليها بعد أكثر من ‬12 شهراً.

ويهدف الدليل إلى تقديم الدعم للوزارات والجهات الاتحادية في تصميم برامجها التعريفية للموظفين الجدد لسرعة دمجهم في فريق العمل بالوزارة أو الجهة الاتحادية المعنية، ورفع كفاءة الموظفين الجدد وإيجاد بيئة عمل محفزة على الإنتاج في المؤسسات الاتحادية.

ويشمل البرنامج التعريفي للموظفين الجدد، قسما خاصا بمرحلة ما قبل الالتحاق بجهة العمل، وقسما آخر بعد التحاقه يتضمن الإعلان عن الموظف الجديد والتدريب التوجيهي والزيارات الميدانية، وتنفيذ البرنامج وتقييمه، على أن يطبق البرنامج التعريفي للموظفين الجدد خلال أول شهرين من التحاقه بالعمل.

ويتضمن تنفيذ البرنامج التعريفي خطوات رئيسة عدة، أهمها خطوة ما قبل الالتحاق بالوظيفة، وتتم في الوقت الفاصل بين تعيين الموظف وبين مباشرته للعمل، ويتم خلالها تزويد الموظف بحزمة من المعلومات.

وهذه الخطوة تحتاج إلى دليل الموظف المختصر، ويحتوي على نبذة عن توجه جهة العمل من حيث الرؤية والرسالة والأهداف والهيكل التنظيمي لهذه الجهة، ووثيقة السلوك المهني وأخلاقيات الوظيفة العامة المعتمدة في الحكومة الاتحادية وإقرار التعهد الخاص بها، وسياسة أمن المعلومات واستخدام الإنترنت، أو أي أنظمة أو سياسات داخلية في جهة العمل، وسياسات وإجراءات الموارد البشرية.

ويتعين أن تكون جميع الوثائق المشمولة في حزمة البرنامج التعريفي، قبل الالتحاق بالعمل، ذات طبيعة عامة غير سرية، وتستخدم مصطلحات سهلة الفهم وخالية من التعقيدات التقنية لمساعدة الموظفين الجدد على فهم طبيعة العمل.

وتتضمن الخطوة الثانية تحديث البرنامج التعريفي للموظفين الجدد، ويشمل الإعلان عن الموظف الجديد، حيث يمكن للوزارة أو الجهة الاتحادية أن تعلن عن الموظفين الجدد عن طريق الدوريات الداخلية مثل التعاميم والمجلات والشبكة الداخلية، وغيرها، مع إرفاق صورة شخصية للموظف، وتعريف الموظف شخصيا من خلال الفعاليات والأنشطة الدورية في الجهة المعنية، ومن خلال جولة تعريفية تشمل جميع الإدارات والأقسام في المنشأة.

كما تتضمن هذه الخطوة التدريب التوجيهي للموظفين الجدد، وينقسم إلى قسمين أحدهما توجيه مبدئي والثاني توجيه أساسي، ويتضمن التوجيه المبدئي، الاحتياجات والأولويات الضرورية للموظف، ويشتمل على الصحة والسلامة في بيئة العمل، والعلاقة التعاقدية بين الموظف والوزارة أو الجهة الاتحادية، والمرافق والتجهيزات الإدارية.

أما التوجيه الأساسي فيركز على العمل في الجهة الاتحادية والموظف نفسه ويشتمل على معلومات عن جهة العمل والثقافة المؤسسية، فيها حيث ينبغي تزويد الموظف بالهيكل التنظيمي لجهة العمل متضمنا رسالة ترحيبية من الوزير أو من ينوب عنه، وخلفية عن نظام العمل المؤسسي في الحكومة ولمحة عن تاريخ الجهة، وبناء وولاء الموظف والسياسات والقواعد ذات الصلة، كما يتضمن التوجيه الأساسي استيعاب الموظف الجديد لتفاصيل وظيفته، عن طريق تزويده ببطاقة وصف وظيفي محدثة للوظيفة المعين عليها.

الخطوة الثالثة، تقوم خلالها إدارة الموارد البشرية بجهة العمل بالتعاون مع المسؤول المباشر للموظف الجديد بتنظيم جولة ميدانية للموظف لإطلاعه على عمل الإدارات المختلفة، وطبيعة الأعمال الموكلة إليه وتراوح مدة ومحتوى برنامج الزيارات الميدانية بين أسبوع وشهر وفقا للوظيفة ومتطلباتها وخبرات الموظف، كما يتم اختيار «مرشد»، أو زميل ناصح للموظف بالتنسيق مع المدير المباشر على أن يكون مستوفيا قدرات الإرشاد والتدريب، وتحديد الدورات التديبية ضمن البرنامج التعريفي للموظف الجديد.

أما الخطوة الرابعة، فتتضمن قيام جهة العمل بتقييم البرنامج التعريفي بصورة دورية، عن طريق استبيان يوزع على الموظفين ورؤسائهم، لتقييم التأثير الفعلي للبرنامج.