دراسة: مواجهة «تقارير الظلال» في المؤسسات مسؤولية فريق تقنية المعلومات

خلصت دراسة حديثة إلى أن مواجهة «تقارير الظلال» التي يعاني منها 75% من المؤسسات والمنظمات حول العالم، تقع في المقام الأول على مسؤولي تقنية المعلومات داخل المؤسسات، الذين يتعين عليهم أخذ مبادرة نقل مؤسساتهم من «تقارير الظلال» التي يتم إعدادها استناداً إلى بيانات يكتنفها الغموض، إلى ما يعرف بـ«البيانات الذكية» المحددة، التي تتناسب مع احتياجات طالبيها ومستخدميها، وذلك بالتركيز على توظيف وتشغيل التقنيات الجديدة المتقدمة للوصول إلى تلك البيانات.

وأفادت الدراسة التي نشرها موقع «تيك ريبابليك» techrepublic.com، أخيراً، بأنه يتعين على فريق تقنية المعلومات، بالتنسيق مع الإدارة، أن يجري عملية توصيف دقيقة لجميع مصادر البيانات والمعلومات داخل الشركة، وتحديد مستوى الصدقية في هذه المصادر، ثم توحيدها في نظام واحد، يكون المصدر الأساسي لبث البيانات والمعلومات.

«تقارير الظلال»

وتفصيلاً، أظهرت دراسة حديثة أن ما يزيد على 75% من المؤسسات والمنظمات حول العالم تعاني بدرجة أو بأخرى ظاهرة «تقارير الظلال»، أو التقارير الخاصة بإدارة العمل واتخاذ القرارات، التي يتم إعدادها استناداً لبيانات يكتنفها الغموض وعدم الوضوح، وتبدو كالظلال أو الأشباح غير محددة الملامح، لكونها تفتقر إلى الدقة والاكتمال والشمول والتحديث في الوقت المناسب، والمصادر الموحدة الموثوق بها.

وقدمت الدراسة التي نشرها موقع «تيك ريبابليك» techrepublic.com الأسبوع الماضي عرضاً للطريقة التي تستخدمها المؤسسات والمنظمات حالياً في تجميع البيانات المستخدمة في إعداد التقارير، والتحديات التي طرأت على هذا المجال، بعد التطور الكبير في معدل تدفق البيانات وتنوع مصادرها، مع انتشار أدوات جديدة لتوليد البيانات وجمعها وتداولها عبر الإنترنت والأجهزة المحمولة، فضلاً عن نظم المعلومات وقواعد ومستودعات البيانات وغيرها.

لوحة البيانات

وذكرت الدراسة أن فكرة لوحة البيانات أو المؤشرات، التي تضع أمام المديرين التنفيذيين والمسؤولين الإداريين بيانات ومعلومات عن سير العمل داخل مؤسساتهم، تحولت مع التضخم والتنوع الشديد في مصادر وحجم البيانات المنتجة إلى «ساحة ظلال وأشباح»، يكتنفها الغموض وعدم التحديد، بسبب تشابك البيانات، والتداخل في ما بينها، إضافة إلى ظهور العديد من التباينات والتناقضات فيها، فضلاً عن تعقيدها وصعوبة التعامل معها، وزيادتها عن الحد، أو عرض الكثير مما لا يحتاجه أو لا يتناسب مع طبيعة العمل الذي يقوم به المديرون والمسؤولون في مختلف المواقع داخل الشركة، إلى جانب ضياع أو صعوبة الوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوب الوصول إليها واستخدامها.

قرارات خاطئة

ووفقاً للدراسة، يترتب على ذلك إضاعة كثير من الوقت والجهد في الوصول إلى المعلومات المطلوبة، وهذا هو الضرر الأخف لـ«تقارير الظلال». وأوضحت أن الضرر الأخطر يتمثل في اتخاذ قرارات خاطئة، تستند إلى بيانات ومعلومات لا تعكس الواقع الفعلي لما يجري داخل المؤسسة أو الشركة، مشيرة إلى أن المشكلة الأكبر أن الكثير من المؤسسات والمنظمات والعاملين فيها يتعايشون بصورة أو بأخرى مع هذا الواقع الخاطئ، ويتعاملون مع «تقارير الظلال» دون إدراك لمخاطرها.

فريق التقنية

وشددت الدراسة على أن عبء استكشاف وتحديد هذه الظاهرة، فضلاً عن مواجهتها، يقع على متخصصي تقنية المعلومات داخل المؤسسة، على اعتبار أنهم المسؤولون عن متابعة دورة إنتاج وتداول البيانات والمعلومات، بدءاً من تجميعها وتخزينها، ثم معالجتها واسترجاعها، وصولاً إلى طريقة عرضها وإتاحتها للموظفين الآخرين، سواء في المستوى التنفيذي الأعلى، أو المستويات الأدنى.

ولحل هذه المشكلة، بينت الدراسة، أنه يتعين على فريق تقنية المعلومات في المؤسسة أو المنظمة مراجعة وتحليل الموقف القائم بدقة، واستكشاف «مناطق الظلال وعدم الوضوح»، ثم الخروج بخطة للمواجهة، تتضمن حصر المشكلات وطريقة المكافحة، والأهداف المطلوب تحقيقها، والكلفة المطلوبة، إضافة إلى المدى الزمني للتنفيذ، والنتائج المتوقعة، ثم عرض ذلك على الإدارة العليا.

«البيانات الذكية»

وأشارت الدراسة إلى أن المفهوم الأساسي الذي يتعين الاستناد إليه في مكافحة ظاهرة «تقارير الظلال» هو جعل خطة المواجهة تستهدف بالأساس الانتقال إلى مرحلة التعامل مع «الاستخلاص والعرض الذكي للبيانات»، بما يقود إلى تقديم «بيانات ذكية»، تتناسب تماماً مع احتياجات طالبيها ومستخدميها، من حيث الحجم والمستوى والدقة والتوقيت والنوعية والمضمون، وتقضي على أي غموض أو نقص أو عدم وضوح يجعل من لوحات عرض البيانات «ساحة للظلال والأشباح». وأضافت الدراسة أنه في غضون ذلك يتعين على فريق تقنية المعلومات، بالتنسيق مع الإدارة، أن يقوم بعملية توصيف دقيقة لجميع مصادر البيانات والمعلومات داخل الشركة، وكيفية توليد ونقل وتداول البيانات منها إلى قواعد ومستودعات البيانات، وتحديد مستوى الموثوقية والصدقية في هذه المصادر، ثم توحيدها في نظام واحد، يكون هو المصدر الأساسي لبث البيانات والمعلومات داخل الشركة بصورة سهلة بعيدة عن التعقيد، وفي الوقت نفسه تكون مرنة وقابلة للتطويع والتخصيص حسب نوعية ومستوى المستخدم.

مساران للحل

وأوضحت الدراسة أنه يمكن تحقيق ذلك من خلال مسارين، الأول هو غلق البيانات تماماً أمام الموظفين والعاملين من كل المستويات، وأن يعد فريق تقني متخصص التقارير المطلوبة، وتقديمها إلى فرق العمل والمسؤولين والمديرين بصورة جاهزة. وبينت أن المسار الثاني يتركز في استخدام الأدوات والنظم الحديثة المتقدمة، التي تتيح البيانات في صورتها الأولية من مصادرها المعروفة الموثوق بها وبشكل جيد أمام المستخدمين والمستهلكين، بصورة تتناسب مع احتياجاتهم، ليعدوا هم التقارير بالطريقة التي يرونها مناسبة لأعمالهم. وحسب الدراسة، فإن كثيراً من الممارسات العملية تشير إلى أن المسار الثاني هو الأكثر ملاءمة ونجاحاً، إذ إنه يوزع العبء بين فريق التقنية، وموظفي الشركة أو المؤسسة، ويتيح لكل منهما التركيز بعمق في الوظيفة الأساسية المنوط به القيام بها.

وأفادت بأن فريق التقنية سيركز على توظيف وتشغيل التقنيات الجديدة المتقدمة التي تحقق الوصول إلى «البيانات الذكية»، ومنها أدوات وتحليلات البيانات الضخمة، وأدوات الذكاء الاصطناعي، إلى جانب أدوات التمثيل البصري والرسومي للبيانات، فضلاً عن تهيئة البيانات وفق مفهوم «الشخصنة»، أو جعل كل شخص يحصل على البيانات التي تناسب احتياجاته هو فقط. في المقابل، يركز العاملون من المستويات الإدارية والتنفيذية والتشغيلية والإنتاجية المختلفة في المؤسسة، على فحص البيانات المعروضة، وفهمها بصورة أفضل، استناداً إلى ما يملكونه من خبرات تخصصية تناسب عملهم، ثم يمزجون خبرة العمل مع العرض الذكي للبيانات، للوصول إلى تقارير بعيدة قدر الإمكان عن «تقارير الظلال» الضارة بهم وبالعمل.