12 قاعدة تضمن نجاح مؤتمرات الفيديو عن بُعد

أصدر خبراء في مجال العمل عن بُعد دليلاً يتضمن 12 قاعدة قالوا إنها مطلوبة لجعل مؤتمرات واجتماعات الفيديو، التي تعد من أهم أدوات العمل عن بعد، فعالة وناجحة، وتحقق أعلى إنتاجية وأكبر فائدة للعمل.

وقال الخبراء من شركة «فليكس جوب» المتخصصة في العمل عن بُعد والتوظيف والعلاقات العامة، تحت عنوان «إيتيكيت مؤتمرات الفيديو»، إن هذه القواعد موجهة لكل موظف أو عامل ينخرط مع زملائه ورؤسائه أو مرؤوسيه، في مؤتمر أو اجتماع فيديو خاص بالعمل، موضحين أن القواعد الـ12 التي تتضمن أموراً تقنية وأخرى سلوكية، تتمثل في ما يلي:

جدول اجتماع مسبق

يتعين على كل مشارك أن يكون لديه جدول اجتماع واضح ومسبق لما سيشارك به في الاجتماع، خصوصاً من دُعي إلى الاجتماع، والأفضل ألا يتم تحديد موعد اجتماع إذا لم يكن هناك جدول أعمال. ولا يشترط أن يكون جدول الأعمال طويلاً مفصلاً، بل يكفي تحديد الخطوط العريضة التي تجعل المشاركين يتوقعون ما ستتم مناقشته والمدة التي سيستغرقها.

الإبلاغ عن الغياب

دخول الاجتماع في الوقت المحدد يقلل من حاجة الآخرين إلى الانخراط في محادثات جانبية وصغيرة انتظاراً للمشاركين المتأخرين، ويجنّب الجميع تضييع الوقت، فإذا كنت لن تحضر الاجتماع، أو إذا كنت ستتأخر، أخبر الشخص الذي يقود الاجتماع بهذا الأمر، عبر بريد إلكتروني أو نص أو تعليق أو خلافه، فالظهور على الفيديو عنصر مهم في آداب المكالمة الجماعية.

الأولوية للمستجدات

من الأفضل أن تظل الأمور خلال مؤتمر الفيديو بحسب الهدف المحدد للاجتماع، ولتحقيق ذلك يتعين على المشارك أن يعطي أولوية لما لديه من مستجدات أو تحديثات خاصة بموضوع الاجتماع، وتقديم ذلك على أي شيء آخر، لتحقيق أفضل إنجاز خلال وقت قصير.

اختبار المعدات

لا تنتظر حتى دقيقتين قبل الاجتماع لتسجيل الدخول، بل عليك التأهب للاجتماع قبل موعده بفترة تسمح بالتأكد من وجود إشارة محمول قوية، أو اتصال «واي فاي» للحاسب المحمول، وأنه لا يوجد تشويش، علاوة على التأكد من فاعلية الميكروفون والكاميرا، والتأكد من اتصالك بمنصة الفيديو، وتختبر كل ذلك قبل بدء الاجتماع.

لا تنسحب متسللاً

يتيح العديد من منصات مؤتمرات الفيديو الخروج من الاجتماع ببساطة بعد حضور جزء منه، حيث يمكن للمشارك تسجيل خروج، ليختفي اسمه وصورته ولا يعرف أحد، وهذا سلوك غير مقبول، إذ لابد من إبلاغ المسؤول أو المشاركين الآخرين بخروجك من الاجتماع.

الاستعداد للموضوع

من الأشياء السيئة أن تنخرط في مؤتمر فيديو من دون الاستعداد لموضوع الاجتماع، فهذا الأمر يجعل من المؤتمر فرصة ضائعة، لذلك يتعين عليك تجهيز الملاحظات الخاصة بالموضوع، والمستندات أو المعلومات المتعلقة به مسبقاً.

اختيار المكان المناسب

تفرض ضرورات العمل عن بُعد أن يتم مؤتمر الفيديو في أي وقت، وبما يمكن أن تتم المشاركة فيه من أي مكان، كمقهى أو غرفة بالمنزل، أو سيارة على الطريق أو خلافه، وفي كل الأحوال يجب الحرص على أن تكون المشاركة من مكان هادئ.

لا للأطفال والإشعارات

في ظروف البقاء الإجباري في المنازل تتم معظم مؤتمرات الفيديو من داخل الغرف، وفي مثل هذه الحالات يتعين الحرص على إبعاد الأطفال والحيوانات الأليفة وأجهزة التلفزيون، وكذلك إيقاف الإشعارات الواردة من الأجهزة المحيطة، عند الدخول في مؤتمر فيديو خاص بالعمل.

المسار الصحيح

من أهم الآداب الضرورية في مكالمات الفيديو، أن يشعر الجميع بأن الجميع على المسار الصحيح، وفي حالة تركيز ومشاركة بموضوع الاجتماع، وأنهم لا ينشغلون بأشياء أخرى.

صوت مسموع

قد يكون لديك اتصال رائع ورؤية واضحة تماماً للمشاركين الآخرين، كأنهم معك في الغرفة نفسها، لكن هذا يعني آن الآخرين لديهم جودة الاتصال نفسها والوضوح نفسه بالصوت والصورة، لذلك لابد أن يكون صوتك قوياً واضحاً، من دون أن يبدو الأمر كأنك تصرخ.

كاتم الصوت

كن ذكياً في استخدام مفتاح كتم الصوت، لاسيما إذا كنت ممن لا يستقرون أو يجلسون بهدوء لفترات طويلة، فمن غير المحبذ أن يسمع الآخرون أصوات خدش أو أصوات غريبة منك، حتى إذا كنت في مكان هادئ، فالأفضل أن يعرف عنك كثرة كتم الصوت.

الصمت غير المحبذ

الصمت أكثر من اللازم خلال مؤتمرات الفيديو ليس محبذاً، ويثير لدى الآخرين شكوكاً وتساؤلات، فلا تنسَ إلغاء كتم الصوت عندما يحين وقت التحدث، وإلا سيري الآخرون فمك يتحرك دون أن يسمعوك.

إنتاجية عالية

قالت المدير العام لشركة «فليكس جوب»، كاثي جاردنر، إنه في ظل الظروف الضاغطة والمضطربة التي يعيشها العالم الآن مع وباء «كورونا»، ومع تحول العمل عن بُعد إلى أمر إجباري مفروض على الأغلبية العظمى، واعتماد العمل عن بُعد بصورة أساسية على مؤتمرات الفيديو، لم يعد من المناسب إجراء هذه المؤتمرات والاجتماعات من دون استعداد، ومن دون قواعد تضمن لها أن تحقق أعلى فائدة، وأن تصبح أداة عمل عالية الإنتاجية.

- الصمت أكثر من اللازم خلال مؤتمرات الفيديو ليس محبذاً.